4 Tipps für effektives Zeitmanagement für UnternehmerInnen

Wo ist die Zeit geblieben…?

In einer Welt, die von Zeitmangel und Hektik geprägt ist, kann es eine echte Herausforderung sein, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen und auch noch Zeit für sich selbst zu finden.
Für viele Kleinunternehmen bedeutet dies oft ein Spagat zwischen den diversen Rollen – von der Strategieplanung für die UnternehmensEntwicklung – über die Abwicklung der Kunden-Aufträge – bis zur Abarbeitung diverser Bürotätigkeiten….

Ein Unternehmen zu führen und eine Marke selbst aufzubauen, heißt für viele 24-Stunden täglich und an 7 Tagen in der Woche zu arbeiten. Doch das ist der falsche Weg. Wo bleibt da noch Zeit für sich selbst, um Energie zu tanken?
Wir haben hier für Sie ein paar Zeitmanagement-Tipps zusammengestellt…

Die meisten gestressten UnternehmerInnen versuchen zuerst ihre eigene Produktivität zu steigern, um alles – die Geschäftsführung, natürlich das Marketing und die Werbe-Aktivitäten, den Vertrieb, die Kundenpflege, selbstverständlich auch den Einkauf und Lieferantenabwicklung, dann auch noch die gesamte Buchhaltung und Administration, alle EDV-Angelegenheiten – und jetzt auch noch die neue Datenschutz-Grundverordnung und und und – zu schaffen… Doch dass kann leider nicht wirklich realisierbar sein …

Aus diesem Grund haben wir hier 4 Tipps für effektives Zeitmanagement für UnternehmerInnen zusammengestellt, die gerade eine Marke aufbauen:

1. Zuerst beginnt die Arbeit im Kopf – Finden Sie den Fokus – Ihre Ziele:

Dazu stellen Sie sich bitte folgende Fragen:

  • Warum haben Sie das Unternehmen gegründet? Welche Wünsche & Ziele haben Sie für sich und für Ihr Unternehmen? Mit welcher Motivation sind Sie damals an den Start gegangen?
  • Und worin liegt der Mehrwert für den Kunden, welche Botschaft soll das Unternehmen vermitteln?

Wenn Sie hier keine guten Antworten finden können, werden Sie leider auch keinen Weg aus der Misere finden…
Also: Worauf wollen Sie in Zukunft Ihren Fokus in Ihrem Unternehmen legen?

2. Richtiger Preis schafft mehr Spielraum, auch fürs Outsourcing

Ja es gibt Billig-Käufer. Doch wollen Sie wirklich in dieser Liga mitspielen? Gerade im Zeitalter der Produkt-Preisvergleich-Portale werden laufend die Preise angepasst. Als Einzelunternehmer haben Sie hier oftmals keine Chance den Discounter-Wahn mitzumachen….
Versuchen Sie lieber sich davon zu lösen und abzuheben. Bauen Sie sich treue Kunden auf, die Ihre Leistungen schätzen. Sie müssen natürlich etwas Besonderes bieten. Und dadurch werden Sie bekannter – werden zur Marke.
Bieten Sie Ihr Angebot zu fairen Preisen an. Auch für Sie fair, denn nur so erhalten Sie finanzielle Möglichkeiten, um Aufgaben outsourcen zu können. Sie wollen ja mehr Zeit für sich zum Energie tanken und mehr Zeit für Ihre Unternehmens-Entwicklung. Lassen Sie sich unterstützen. Lagern Sie Aufgaben aus. Es gibt zahlreiche Firmen und Plattformen, die Ihre kleinen Aufgaben gerne abnehmen. Ob das nun Tätigkeiten wie Buchhaltung, Mahnwesen – oder Blogtexte verfassen – oder Datenbank für Ihre bessere Kundenpflege erstellen – oder auch administrative Tätigkeiten sind ….
Auch wenn Sie gern alles selbst in die Hand nehmen, lassen Sie sich helfen. Das Steuer behalten ja in jedem Fall Sie!

3. Planung & Organisation hilft zu mehr Effizienz

Versuchen Sie Ihre administrativen Tätigkeiten, solange Sie diese noch nicht abgeben können, zusammenzufassen. Es hilft, wenn Sie sich dafür fixe Zeiten in Ihrem Terminkalender blockieren:

  • Die Buchhaltung könnte zum Beispiel nur einmal wöchentlich eingeplant werden.
  • Und wie geht es Ihnen mit der EMail-Flut?
    Optimieren Sie Ihre Zeit für Ihren Posteingang.

    • Zuerst sollten Sie alle Spam-Mails eliminieren.
    • Mails, die Sie interessieren, aber gerade nicht aktiv benötigen, verschieben Sie in entsprechende Ordner in Ihrem Mail-Programm, um diese in ruhigeren Zeiten durchzusehen.
    • Und Mails, die Rechnungen oder verwaltungstechnische Dokumente beinhalten, markieren Sie, damit Sie diese, wenn Ihr wöchentlicher Termin für Ihre Buchhaltung ist, schnell finden.

Vergessen Sie nicht, auch die Zeit für Ihre Arbeit an Ihrer UnternehmensEntwicklung einzuplanen. Es ist besser regelmäßig eine kurze Zeit einzuplanen, als viele Stunden, die Sie doch nicht einhalten können. Nehmen Sie sich kleine Schritte vor: Planen Sie täglich mindestens zehn Minuten für Ihre UnternehmensEntwicklung im Kopf. Sie werden sehen, Sie bekommen rasch Routine darin und die Auswirkungen werden enorm sein. Sie werden sich richtig darauf freuen, sich die Zeit für Ihre Strategieplanung zu nehmen und vielleicht sogar auszudehnen …

Sie haben es sicher schon gesehen. Fürs effektive Arbeiten kommen laufend neue technische Tools auf den Markt.
Wir haben hier ein paar für Sie zusammengestellt, die Ihnen beim effektiveren Zeitmanagement behilflich sein können:

  • Für Ihre Notizen und Informationssammlungen sind „OneNote“ oder „Evernote“ sehr hilfreich.
  • Wenn Sie viel unterwegs sind und Sie auf Ihre Daten zugreifen wollen, gibt es verschiedene Cloud-Anbieter, wie „Dropbox“, „Google Drive“ und „OneDrive“ – Aber achten Sie darauf, dass Sie hier keine sensiblen Informationen speichern. Diese Anbieter unterliegen nicht unseren Datenschutz-Gesetzen.
  • Nutzen Sie Zeit-Leerläufe für Ihre Weiterentwicklung in Bus und Bahn. Mit der „Pocket“-App können Sie interessante Wissensbeiträge von Webseiten komplett zwischenspeichern, um sie später lesen zu können.
  • Für Ihre Aufgabenlisten gibt es die Microsoft-Tools wie „Outlook“ und „Excel“, aber auch andere Anbieter, die Sie ausprobieren sollten – hier gibt es zum Beispiel Apps wie „Wunderlist“, „Meistertask“, „Trello“ oder „Asana“. All diese Online-Systeme können Ihnen Ihre Aufgaben und Projekte übersichtlich anzeigen und an Termine erinnern.
  • Falls Sie sich für das Thema „Zeiterfassung“ für Ihre Projekte interessieren, ist zum Beispiel die App „Timesheet“ sehr hilfreich.

4. Work-Life Balance

Nur wenn eine Balance zwischen Ihrer Rolle als UnternehmerIn und Ihrer Rolle als Privatperson besteht, sind Sie auch wirklich effektiv. Der beste Schritt heraus aus dem Zeitchaos ist, sich täglich auch Pausen zu gönnen und sich für die eigene Gesundheit Zeit zu nehmen. Planen Sie Ihre Pausen fix ein. Wechseln Sie den Platz. Essen Sie nicht an Ihrem Schreibtisch. Gehen Sie tagsüber auch mal eine kleine Runde um den Block oder treffen Sie Business-Kontakte auch mal zum Mittagessen. Dadurch erhält man auch mal andere Sichtweisen und dreht sich nicht dauernd im Kreis mit den eigenen Gedanken. Achten Sie auf Ihre körperliche und geistige Fitness. Gönnen Sie sich Ruhezeiten. Vor allem am Wochenende. Und natürlich abends. Ausreichend Schlaf kann Wunder bewirken …

Wichtig für den Markenaufbau ist, das Ziel zu fokussieren und sich zu organisieren und strukturieren.
Optimieren sie dazu ihre Unternehmensabläufe und lassen Sie sich auch mal helfen. Wechseln Sie Ihren Blickwinkel und tauschen sich mit anderen aus. Planen Sie Ihre persönliche Zeit und Ihre Zeit für Ihre UnternehmensEntwicklung – für Ihren Markenaufbau …

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